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¿Qué es un ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) en un  sistema que permite administrar y gestionar todos los procesos de la organización.

¿Lo necesitamos?

Antes de pensar en implementar un ERP, conteste estas preguntas: ¿Cree la alta dirección que un nuevo sistema le aporta valor a la empresa? ¿Es un elemento diferenciador dentro de su competencia o dentro de su industria? ¿Estamos preparados para un cambio de esta magnitud? ¿Está alineado a las estrategias de corto, mediano y largo plazo de la empresa? Estas son algunas de  preguntas que ayudarán a encontrar la respuesta a la pregunta más importante: ¿Necesitamos un ERP?

¿Podemos enfrentar un proyecto de esta magnitud?

La implementación de un ERP trae aparejada una serie de costos financieros y  de esfuerzos de toda la organización. Es muy importante dimensionarlos y responder con toda la honestidad si se pueden enfrentar o no. Busque los recursos necesarios antes de comenzar no lo deje para luego pues está poniendo en riesgo su proyecto antes de comenzar. Durante el proceso del proyecto la disciplina, organización y exactitud serán las mejores virtudes que deben prevalecer en toda la empresa, dedicar un tiempo antes de comenzar el proyecto para ajustarlas es un tiempo ganado durante la ejecución del proyecto. Identifique  quien en la organización tiene  estas virtudes y póngales al frente del proyecto.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para una implementación sea exitosa?

Para casi todas las empresas un proyecto de ERP es la inversión más importante en alcance y en costos que realizan en toda su historia en lo que a tecnologías se refiere. De aquí que sea tan importante que el proyecto sea exitoso. Los aspectos fundamentales  que no debemos perder de vista se pueden resumir en:

Obtener el apoyo, la participación y el compromiso de la Dirección: un proyecto de de esta naturaleza no es un proyecto se Sistemas es proyecto de negocio. Por lo tanto requiere la intervención de los máximos responsables de la empresa, a todos los niveles y en todas las fases del proyecto.

Realizar un levantamiento de los procesos de negocio previos: es esencial que la empresa realice un análisis previo de las necesidades y expectativas que quiere cubrir. Se deben identificar cuáles son los procesos medulares del negocio que no se deben cambiar y en cuales se van incorporar las mejores prácticas propias al ERP.

Encontrar el ERP y el consultor adecuado a nuestra industria: hay muchos Software en el mercado pero es importante buscar la Solución que mejor se adapte a nuestra industria y que cumpla con nuestros requerimientos de negocio. El consultor debe tener experiencia en nuestro modelo de negocio, busca referencias de otras implementaciones. Revisa los aspectos técnicos de la metodología, experiencia del equipo, sus servicios postventas y garantías. No olvides que la relación será a largo plazo, por lo que trata de identificar desde el inicio sus fortalezas y puntos débiles. Es muy importante revisar las condiciones de los servicios pactadas en el contrato, léase o contrate a un abogado especializado para revisar los alcances, el control de los tiempos, las multas y penalizaciones. Los aspectos sobre el servicio postventa y garantías es una de las partes mas importantes y que no debemos dejar pasar.

Formar un equipo de proyecto en la empresa adecuado: lo más importante es que todos los empleados estén involucrados pues el impacto será en toda la organización. Por otro lado se debe crear una estructura de administración y ejecución del proyecto que incluya un sponsor o patrocinador, un consejo de proyecto, un líder de proyecto y usuarios claves, cada uno de ellos con sus roles bien definidos. Los usuarios claves son una pieza fundamental y deben tener características muy especificas, como conocer muy bien el negocio, no estar viciados con malas prácticas, enfocados a trabajar por procesos (es la base del ERP) y con aptitudes pedagógicas, recuerden que ellos serán los encargados de permear a toda la organización el conocimiento de la operación del nuevo Sistema.

Administración del Proyecto: es importante anticiparse a las diferentes etapas de la vida del proyecto, por esto es necesario plantearlas todas y diseñarlas de forma que se sepa desde un inicio las premisas, los tiempos, metas y recursos humanos y materiales necesarios para garantizar una buena ejecución del mismo.

Datos Maestros: si el ERP es el corazón de la empresa, los datos maestros son la sangre del negocio. Garantice una calidad total en los mismos, conforme grupos multidisciplinarios para su revisión y busque a un líder de Datos Maestros las cualidades: minucioso y perfeccionista. La migración de los mismos es una actividad neurálgica en el proyecto.

Capacitación: esta debe planearse como una etapa más del proyecto. Organice salas de capacitación con todos los recursos necesarios. No escatime ningún recurso en esta actividad, recuerde que son personas las que operarán su nuevo sistema y entre mejor lo conozcan su operación será más sencilla y efectiva.

Recompensa: los involucrados directamente en el proyecto tendrán una carga doble de trabajo y responsabilidades adicionales en la organización. Hable con ellos y hágale saber que serán premiados si el proyecto es exitoso. Busque diferentes formas para premiarlos, bonos, regalos pero también no olvide las recompensas morales, por ejemplo, mándeles una carta a sus familiares y dígales lo orgulloso que la empresa se siente contar con gente como ellos.

Apague el viejo sistema de una vez: un error común y grave es mantener funcionando al mismo tiempo los sistemas nuevos y viejo al mismo tiempo. No lo haga nunca, los daños son catastróficos se generan duplicidad de procesos, de datos y sobre todo ambigüedad de responsabilidades.

Cambio: recuerde que son personas los que harán el proyecto y los que utilizarán la nueva herramienta. Ayúdelos a disipar los miedos y los temores a lo desconocido, busque formas sencillas, claras y sinceras para mitigar este efecto. No escatime esfuerzo en generar un cambio de mentalidad dentro de la empresa.

Les he presentado algunos de los elementos más importantes a tener hay en cuenta a la hora de seleccionar e implementar un ERP. No hay una fórmula mágica para que el proyecto sea exitoso pero si hay  elementos comunes: escoja el ERP que mejor se adecua a sus necesidades, déjese ayudar por sus consultores, involucre a toda la organización, que la alta dirección sea el principal sponsor y líder del proyecto y finalmente trabaje duro y organizadamente.

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